Automatización contable
Automatización contable con IA: facturas, cartera y abonos
Dejamos que la IA haga el trabajo de digitación: descargar las facturas electrónicas, cruzar los pagos con la cartera y leer los comprobantes que llegan por WhatsApp. Tu contador revisa y decide.
Respuesta corta
La automatización contable con IA usa programas que leen, ordenan y cruzan documentos contables sin digitación manual: descargan las facturas electrónicas de la DIAN, registran los abonos que llegan como comprobantes por WhatsApp, calculan la cartera por cliente y señalan lo que no cuadra. No reemplaza al contador; le entrega la información lista y le deja las decisiones, como aprobar un ajuste o declarar impuestos.
¿Qué procesos contables se pueden automatizar?
| Proceso | Qué hace la automatización | Qué sigue siendo humano |
|---|---|---|
| Facturas DIAN emitidas y recibidas | Descarga cada factura con su XML y CUFE, evita duplicados y la deja clasificada por proveedor o cliente. | Revisar clasificaciones dudosas. |
| Cartera de clientes mayoristas | Suma facturas y resta abonos por cliente, y muestra quién debe y desde cuándo. | Decidir plazos, acuerdos y condonaciones. |
| Abonos por WhatsApp | La IA lee el comprobante (transferencia, consignación), extrae monto, fecha y cliente, y lo deja pendiente de aprobación. | Aprobar los abonos que no cuadran. |
| Conciliación de ventas de contado | Cruza las facturas de mostrador con los pagos recibidos y marca las que no tienen pago. | Investigar las diferencias. |
| Recordatorios de pago | Envía mensajes de cobro por WhatsApp en el horario permitido y deja registro. | Llamar a los casos difíciles. |
Cómo se conecta con la DIAN y tu programa contable
La facturación electrónica la sigue emitiendo tu proveedor habilitado ante la DIAN; la automatización no reemplaza ese paso. Los flujos se montan con herramientas como n8n y, cuando hace falta leer comprobantes o decidir, con agentes de IA. Lo que hace es leer las facturas que ya existen: desde el correo donde llegan, desde la API de tu programa (Siigo y Alegra la publican) o desde el propio portal de la DIAN.
Con esa información se arma una base única de facturas emitidas y recibidas. El control de duplicados se hace por CUFE, el código único de cada factura electrónica, y por cliente, porque una misma factura es venta para una empresa y compra para otra. Este detalle evita que los informes cuenten dos veces la misma operación. Así lo resolvimos en la distribuidora del caso real, que tiene facturas como compradora y como vendedora con la misma empresa relacionada.
Lo que recibe tu equipo
Cartera al día
Saldo por cliente, último abono y facturas pendientes, actualizado varias veces al día.
Abonos para aprobar
Una bandeja con los comprobantes leídos por la IA, listos para aprobar con un clic o corregir.
Facturas en un solo lugar
Todas las facturas DIAN del año, con PDF y XML, filtrables por cliente, proveedor y fecha.
Alertas
Aviso cuando la descarga de facturas se atrasa o cuando un pago no cuadra con ninguna factura.
La IA lee comprobantes, pero no aprueba sola
Un comprobante borroso o una transferencia con el nombre de otra persona pueden confundir a cualquier lector, humano o artificial. Por eso, en el sistema que usamos en la distribuidora, los abonos leídos por la IA entran como pendientes y alguien los aprueba o los descarta. Los descartados no se borran: quedan registrados para saber qué se rechazó y por qué.
Qué necesitamos para empezar
- Acceso de consulta a tu programa contable o al correo donde llegan las facturas electrónicas.
- La lista de clientes con saldo inicial, si llevas cartera.
- El grupo o número de WhatsApp donde tus clientes envían los comprobantes de pago.
- Una persona que apruebe los abonos durante el primer mes.
Preguntas frecuentes
¿La automatización contable reemplaza a mi contador?
No. Le quita la digitación y le entrega la información ordenada. Las decisiones contables y tributarias, como clasificar un gasto o presentar una declaración, siguen siendo del contador.
¿Se puede descargar automáticamente las facturas de la DIAN?
Sí, leyendo el correo donde llegan, la API de tu programa de facturación o el portal de la DIAN. Cada factura se guarda con su CUFE para evitar duplicados.
¿Funciona con Siigo, Alegra o World Office?
Siigo y Alegra tienen API y se conectan directamente. Con otros programas se trabaja con exportaciones o con los correos de facturación. Lo revisamos antes de proponer nada.
¿Puedo cobrar cartera por WhatsApp de forma automática?
Sí, con límites: la Ley 2300 de 2023 restringe los horarios y la frecuencia de los contactos de cobranza, y WhatsApp exige plantillas aprobadas para iniciar conversaciones. Los recordatorios que montamos cumplen ambas reglas.
¿Cuántas horas
se van en digitar facturas?
Cuéntanos qué programa contable usas y cómo llevas hoy la cartera. Te decimos qué parte se puede automatizar sin cambiar de sistema.